NYHED
Vi er blevet til Komponent – Kommunernes Udviklingscenter
Læs mere om Komponent her

Persondatapolitik

COK lægger stor vægt på, at du er tryg ved at være kunde hos os og deltage i COKs aktiviteter. Derfor behandler vi de personoplysninger, du giver os, og som vi registrerer om dig i forbindelse med din tilmelding og deltagelse i COKs aktiviteter, ansvarsfuldt, med respekt for dit privatliv og i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder databeskyttelsesforordningen. 

På denne side kan du læse, hvordan vi registrerer, behandler og opbevarer dine personoplysninger. 

1. Dataansvarlig

I overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen er COK – Center for Offentlig Kompetenceudvikling dataansvarlig for behandling af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig.

COK
Hedeager 5, 1. sal
8200 Aarhus N
CVR: 55835217

Se yderligere kontaktinformationer i afsnit 7.

Andre dataansvarlige

Når du i forbindelse med din deltagelse i undervisning og/eller oplæg anvender tjenester, der ejes og drives af andre virksomheder end COK (herunder f.eks. Zoom og Kahoot), er disse tjenester selvstændigt dataansvarlige for behandling af dine personoplysninger, blandt andet med henblik på at sikre tjenestens sikkerhed, at tjenesten fungerer korrekt og at brugervilkår overholdes. I sådanne tilfælde henviser vi til den pågældende tjenestes egen privatlivspolitik. COK er ikke ansvarlig for andre tjenesters behandling af personoplysninger som dataansvarlig.

2. Behandlingens formål og retsgrundlag

I forbindelse med din tilmelding og deltagelse i COK-aktiviteter, behandler vi de personoplysninger, du via tilmeldingsformularen på hjemmesiden eller ved anden kontakt til en COK-medarbejder selv angiver, eller som en kollega eller arbejdsgiver angiver på dine vegne. 

Når du tilmelder dig, registrerer vi kun de personoplysninger, som er nødvendige for at gennemføre tilmeldingen. Det vil være nogle af eller alle nedenstående personoplysninger: 

  • Navn, arbejdssted og -adresse, arbejdsmail og arbejdstelefon
  • Evt. privatadresse, sekundær e-mail og sekundær telefon
  • Stilling, fagområde, sektor og evt. hvordan du blev opmærksom på forløbet
  • CPR-nummer
  • Hvilken aktivitet, du deltager i
  • Hvornår du har tilmeldt dig
  • Andre til aktiviteten tilknyttede informationer, herunder f.eks. start- og slutdato 
  • Evt. afleveringer, karakterer og eksamener
  • Faktureringsoplysninger, herunder navn, adresse, telefonnummer, EAN-nummer og interne oplysninger, som din arbejdsgiver skal bruge for at identificere og betale fakturaen.

Når du tilmelder dig kompetencegivende uddannelse, skal vi indsamle dit CPR-nummer. Det sker for at være helt sikker på, at vi kan identificere dig, knytte alle dine resultater til din person og udarbejde eksamensbevis.

Når du deltager i et webinar, behandler COK også optagelser fra dit webkamera og din mikrofon samt dit brugernavn, hvis du har angivet dette.

Vi registrerer, behandler og opbevarer dine personoplysninger for at administrere og betjene dig som deltager og for at overholde gældende lovgivning. Nogle personoplysninger opbevares også for at imødekomme f.eks. en kommunes ønske om statistik over medarbejdernes deltagelse i kursus- og uddannelsesaktiviteter. 

COK trækker anonyme statistikker, som anvendes til opfølgning og udvikling af nye tiltag, der matcher COKs deltagersammensætning. 
Retsgrundlaget for indsamling og registrering af personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b) om behandlinger, som er nødvendige for at indgå en kontrakt og for udførelsen af kontrakten, samt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f) om behandlinger, som er nødvendige for en legitim interesse, der ikke overstiges af hensynet til de registrerede. De legitime interesser, der begrunder behandlingen, er hensynet til at administrere kurser, uddannelser og konferencer afholdt af COK, herunder at sikre, at du kan deltage og vi kan fakturere. 

Retsgrundlag

Retsgrundlaget for vores behandling af dit CPR-nummer, når du deltager i en kompetencegivende uddannelse, er bekendtgørelse nr. 18 af 14.01.20. Retsgrundlaget for vores behandling af dit CPR-nummer, når du deltager på ikke-kompetencegivende aktiviteter, er samtykke. 

Videregivelse af oplysninger om dig vil kunne ske under iagttagelse af behandlingsreglerne i databeskyttelseslovgivningen og anden dansk lovgivning. Vi vil i hvert tilfælde vurdere, om videregivelsen kræver dit udtrykkelige samtykke, eller om videregivelsen kan ske på et andet retsgrundlag. 

3. Undervisere, oplægsholdere og censorer

Vi registrerer de personoplysninger, du selv angiver via et tilsendt link eller ved anden kontakt til en COK-medarbejder. 
COK registrerer nogle af eller alle nedenstående personoplysninger: 

  • Navn, arbejdssted og -adresse, arbejdsmail og arbejdstelefon
  • Evt. privatadresse, sekundær e-mail og sekundær telefon
  • Stilling, fagområde, uddannelse og uddannelsesniveau
  • Hvilke fagområder, du er kvalificeret til at undervise eller være censor i
  • Hvilke aktiviteter, du er eller har været aktiv på, og hvorvidt du var underviser, oplægsholder eller censor
  • Evt. tilknytning til en eller flere faggrupper eller fora i COK
  • Dit CPR-nummer (hvis du afregner via Zexpense).
  • Hvis du afregner via Zexpense videregives dit CPR-nummer til vores lønsystem, som indhenter de nødvendige oplysninger i CPR-registeret. Desuden registreres din NemKonto. 

Vi registrerer, behandler og opbevarer dine personoplysninger for at administrere og betjene dig som underviser, oplægsholder eller censor og for at overholde gældende lovgivning. Personoplysninger behandles også for at matche dig med fremtidige COK-aktiviteter. 
Dine personoplysninger opbevares i syv år fra afslutningen af din sidste COK-aktivitet. 

Retsgrundlag

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b) om behandlinger, som er nødvendige for at indgå eller opfylde en kontrakt, samt databeskyttelsesforordningens artikel, 6, stk. 1, litra f) om behandlinger, som er nødvendige for en legitim interesse, der ikke overstiges af hensynet til de registrerede. De legitime interesser, der begrunder vores opbevaring efter den afholdte aktivitet, er hensynet til at kunne kontakte dig i forbindelse med fremtidige aktiviteter, hvor du kan blive tilbudt at medvirke. 

Hvis vi udbetaler honorar, som skal indberettes til Skat, er vores retsgrundlag for behandling af dit CPR-nummer reglerne i skattelovgivningen om indberetningspligt og §11, stk. 2, nr. 1 i databeskyttelsesloven. 

Videregivelse af oplysninger om dig vil kunne ske under iagttagelse af behandlingsreglerne i databeskyttelseslovgivning. 

4. Hvem har adgang til dine personoplysninger?

COK videregiver personoplysninger til følgende kategorier af modtagere: 

  • Samarbejdspartnere, f.eks. hoteller, kursussteder og kantine- og cateringvirksomheder
  • Arbejdsgivere i forbindelse med fakturering og evt. fremsendelse af statistik over medarbejdernes deltagelse i kursus- og uddannelsesaktiviteter
  • Medstuderende og -kursister vil få adgang til dine kontaktoplysninger, så I kan kontakte hinanden under forløbet
  • Vores databehandlere i medfør af databehandleraftaler
  • Undervisere, censorer og oplægsholdere vil i begrænset omfang få adgang til nødvendige personoplysninger og underskriver i den forbindelse en erklæring om tavshedspligt.

5.    Hvordan og hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger? 

Ifølge lovgivningen, herunder databeskyttelsesforordningen, skal dine personoplysninger opbevares sikkert og fortroligt. Vi gemmer dine personoplysninger i it-systemer med kontrolleret og begrænset adgang og på servere placeret i særligt sikrede lokaler. 

Personoplysninger opbevares så længe, det er nødvendigt for at administrere din deltagelse eller for at overholde gældende lovgivning, herunder bogføringsloven og bekendtgørelsen om prøver i erhvervsrettede videregående uddannelser. 

Hvis det ikke strider mod anden lovgivning, vil dine data blive slettet eller anonymiseret efter fem år fra afslutningen af din sidste COK-aktivitet. 

For deltagere på kompetencegivende uddannelse, f.eks. DOL og Kommunom, er vi forpligtet til at opbevare personoplysninger om dig, så vi kan dokumentere dine resultater 30 år tilbage. Derfor sletter vi først dine personoplysninger 30 år efter afslutning af dit sidste kompetencegivende modul. Retsgrundlaget for dette er bekendtgørelse nr. 18 af 14.01.20, §40, stk. 2.

6. Dine rettigheder

Som deltager hos COK har du efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig: 

  • Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
    Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. 
     
  • Ret til berigtigelse (rettelse)
    Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. 
     
  • Ret til sletning
    I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. 
     
  • Ret til begrænsning af behandling
    Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. 
     
  • Ret til indsigelse
    Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring. 
     
  • Ret til at trække samtykke tilbage
    Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Det påvirker dog ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
     
  • Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
    Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. 

7. Kontaktoplysninger

Du kan kontakte COKs GDPR-ansvarlige via e-mail: gdpr@cok.dk eller pr. brev: 

COK – Center for Offentlig Kompetenceudvikling
Hedeager 5, 1. sal
8200 Aarhus N
Att.: GDPR

8. Klager over registrering og behandling af personoplysninger

Som dataansvarlig er COK underlagt databeskyttelsesforordningens bestemmelser om behandling af personoplysninger. Datatilsynet fører tilsyn med, at databeskyttelsesforordningen overholdes. 

Oplever du, at COK krænker dit privatliv, kan du klage over COKs praksis til Datatilsynet. Find kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk

9. Ændringer til denne politik

Du kan altid se, hvornår COKs politik for beskyttelse af personoplysninger er ændret og opdateret. Hvis vi laver væsentlige ændringer i politikken, bliver det oplyst med en synlig meddelelse på COKs hjemmeside

Denne politik er senest opdateret den 7. april 2020.