COVID 19
Sådan afholder COK kurser, uddannelser og konferencer
Se retningslinjer og forholdsregler her

To formænd og en direktør: Et helt naturligt samarbejde

Det tekniske trekløver fra Ringsted kalder en spade for en spade. Deres samarbejde er eksemplarisk på trods af ny organisering, ny direktør, to nye udvalgsformænd og en kritisk revisionsrapport. Det skyldes hyppige møder, ærlighed, klare indre linjer – og muligheden for at lære hinanden at kende som personer.
Artiklen er skrevet til KTC-bladet juni/juli 2015.
 
Når byrådet mødes tirsdag aften i marts, er over halvdelen af sagerne fra Plan og Bolig og Klima og Miljø. ”Hvis vi ikke var splittet i to, ville det være et meget tungt arbejdende udvalg”, siger Peer Roos, udvalgsformand for Plan og bolig. Men i praksis overlapper sagerne ofte, og derfor er det vigtigt, at politikerne formår at samarbejde – med hinanden og med forvaltningen. For trekløveret i Ringsted er de ugentlige formandsmøder og en gensidig aftale om at være åbne og ærlige over for hinanden de elementer, der får samarbejdet til at køre på skinner: 
 
”Vi blev hurtigt enige om, at vi skal mødes sammen, vi skal mødes ofte, og vi skal lære hinanden at kende i forskellige sammenhænge. Og vi har lovet hinanden at kalde en spade for en spade. Hvis Klaus f.eks. ved, at noget er på vej, som gør at vi fra forvaltningens side skal skifte fokus, så fortæller han det. Og hvis jeg ved, at der er udfordringer i vores organisation, så fortæller jeg det. Ved at være åbne og ærlige kommer vi meget længere”, siger Johnny Hauskjold Christensen, direktør med ansvar for det tekniske område.  
 

Helt naturligt at samarbejde

Overlappet mellem de to udvalg har også gjort, at man i år for første gang valgt at holde et fælles budgetseminar for de to udvalg. Det giver god mening, for mange af medarbejderne løser også opgaver for begge udvalg, mener Johnny Hauskjold Christensen.

LÆS OGSÅ: Nyt makkerskab kom godt fra start >>
 
”Mange ideer bliver født i Plan- og Bolig, men når de ryger i anlægs- og driftsfasen, hører de til i Klima og Miljø. Så der er også en naturlig brobygning, vi skal prøve at sikre, både politisk og administrativt. Hvis man bare kunne slå det op i styrelsesvedtægten, ville der jo slet ikke være behov for at snakke om samarbejde”, siger Johnny Hauskjold Christensen. 
 
Et eksempel er etableringen af et nyt torv foran rådhuset: ”Torveprojektet har været længe undervejs. Der er sat mange penge af fra politisk side, og der har været en del borgerinddragelse, bl.a. for at sikre, at vores kirke ikke forsvinder i bybilledet, når vi bygger nyt”, siger Per Roos. 
 
”Selve projektet er Pers pastorat, men driften af torvet ligger hos mig, og projektet indeholder også en del klimatilpasning, hvor vi samarbejder med Ringsted Forsyning om f.eks. afledning af regnvand med åbne kanaler, som både ændrer bybilledet og gør, at der ikke står vand i kældrene. Det giver ikke mening at køre det skarpt adskilt, så her er det vigtigt, at vi har et veludviklet tværgående samarbejde”, fortsætter Klaus Hansen, formand for Klima og miljø.
 
 
Men der kan også være sager, hvor opdelingen slet ikke giver mening. Det var f.eks. tilfældet, da Ringsted overtog to store søer nord for byen fra Københavns Forsyning. Her var mange interessenter, og borgernes og pressens bevågenhed var så høj, at man placerede hele sagen et sted: 
 
”I den situation går det ikke, at sagen ligger to steder, for så ved borgerne jo ikke, hvor de skal henvende sig. Derfor blev vi enige om, at når vi udtaler os i sagen, er det en klima- og miljøsag, og så koordinerer vi på de indre linjer. Også her er det godt, at vi mødes så ofte”, siger Per Roos. 
 

Arbejder som en enhed – med respekt for roller

I hverdagen arbejder trekløveret som en enhed, men med respekt for, at nogle er politikere og nogle er administrative: 
 
”Det har været et hektisk år, så der har ikke været meget plads til det visionære arbejde. Men vi har snart holdet på plads, og så kan jeg begynde at beskæftige mig mere med det strategiske og visionære. Selvfølgelig med udgangspunkt i byrådets visioner, det er klart – men jeg mener også, at vi som direktion skal byde ind, udfordre og sparre. Det er et samspil”, siger Johnny Hauskjold Christensen. 
 
”Jeg prøver at være meget bevidst om min rolle som politiker. Vi skal være meget bevidste om, hvornår hvem tager over på en given sag, ellers drukner vi i borgerhenvendelser og enkeltsager, og der kunne opstå situationer, hvor vi gik ud og undsagde forvaltningen. Det ville være uheldigt, for så virker samarbejdet jo ikke”, siger Klaus Hansen. 
 

Bedre samarbejde mellem politik og forvaltning

Selvom både Per Roos og Klaus Hansen havde siddet i byrådet før, var de nye på formandsposten i starten af 2014. Johnny Hauskjold Christensen var kommet til Ringsted et par måneder før og overtog en organisation på vej mod ny centerstruktur og med et kritisk revisionsregnskab, som førte til en række afskedigelser. Hvad der kunne have været en hård start for det nye trekløver, fik de i fællesskab vendt til noget positivt: 
 
”Da konstitueringen var på plads, lavede vi en hurtig overdragelse fra de to tidligere udvalgsformænd, hvor jeg også deltog. Vi blev hurtigt enige om at lave et introduktionsprogram for de to udvalg, som kørte de første par måneder. Det hjalp også mig til at få indblik i, hvad der rører sig”, fortæller Johnny Hauskjold Christensen om den hektiske start i kommunen.
 
Et af de fælles projekter har været at koble det tekniske område tættere på den politiske organisation: ”Nogle gange har vi sagsbehandlere med på vores formandsmøder, ikke for at sagsbehandle, men for at orientere eller vende en sag eller problemstilling. Det er helt nyt, at vi gør det. Det gør informationsvejene kortere og mere smidige, men det bibringer også medarbejderne et blik for, at de er en del af en politisk organisation. Den politiske logik er ikke altid helt rationel, fordi der er mange ting på spil, og samtidig skal man fra politisk side også være bevidst om lovgivningen og de rammer, vi kan navigere indenfor. Ved at invitere til dialog og samarbejde finder vi muligheder og får afvejet de politiske hensyn op mod lovgivning, ressourcer og kompetencer”, siger Johnny Hauskjold Christensen. 
 

På kursus i samarbejde

Det var en flyvende start for trekløveret, så først efter ni måneder fik de tid til at trække sig tilbage diskutere deres fælles samarbejde. Det skete på COKs seminar ’Udvalgsformanden og direktøren’ i Grenaa. Ifølge Johnny Hauskjold Christensen var det faglige indhold og det uformelle samvær på forløbet lige vigtigt for samarbejdet: ”Det er en sammenblanding af det faglige indhold i plenum og de drøftelser, vi havde sammen eller blev faciliteret i ude i lokalerne.  
 
 
”Man skal ikke underkende betydningen af sådan et forløb. Det har nemlig også noget at gøre med at lære hinanden at kende som mennesker. Den måde, jeg henvender mig til Johnny på, er ikke nødvendigvis den måde, jeg henvender mig til andre på. Det betyder rigtig meget, at jeg lærte ham at kende som person og ved, hvordan vi arbejder sammen for at få det bedste ud af det”, siger Klaus Hansen. 
 
På seminaret udarbejdede trekløveret bl.a. et samarbejdsgrundlag, som beskriver de grundlæggende værdier i samarbejdet: Åbenhed, tillid, ærlighed og troværdighed. Samarbejdsgrundlaget beskriver desuden hvad de skal opnå sammen, hvordan de vil gøre det, og hvordan folk omkring dem skal mærke effekten af det gode samarbejde. 
 
”Vi var alle glade for, at vi kom afsted så sent. Vi havde nået at lære hinanden at kende, og vi havde et fundament at bygge videre på. Det betyder også, at vi stadig efterlever de aftaler, vi lavede med hinanden i Grenaa”, fortæller Per Roos.