Sparringssamtaler skaber værdi for erfarne projektledere

Tilbage i juni afsluttede Varde Kommune et 1-årigt forløb henvendt kommunens projektledere. Forløbet var ikke bygget op som et klassisk uddannelsesforløb, men bestod primært af en række sparringssamtaler, hvor fokus var på projektledernes aktuelle udfordringer.

”I stedet for på forhånd at have defineret et fast uddannelsesprogram, var tanken, at de enkelte deltagere selv løbende definerede det faglige indhold for derigennem at styrke deres kompetencer som projektledere,” fortæller Henrik Schelde Andersen, chefkonsulent i COK og ansvarlig for forløbet i Varde Kommune.

Når vi på forhånd definerer et uddannelsesprogram, så låser vi både underviser og deltagernes forestilling om, hvad der skal ske. Som deltager tilpasser man sig programmet i stedet for at tage udgangspunkt i, hvad man reelt har brug for, forklarer Henrik Schelde Andersen, der pointerer, at der naturligvis også er udfordringer forbundet med at opbygge et uddannelsesforløb op på denne måde. For hvad har man som deltager egentlig brug for hjælp til? Hvornår kan man ikke selv løse opgaven? Eller hvornår har opgaven et omfang eller en kompleksitet, som gør, at man har brug for hjælp?

Lars Bo Stenderup, organisationskonsulent i Varde Kommune og initiativtager til projektledelsesforløbet, supplerer:

”Deltagerne skulle i høj grad være ansvarlige for egen læring. Og i en travl hverdag er det ikke altid nemt. For man er i gang med at lave noget, samtidig med at man også er i gang med at lære noget. Vi var også meget optagede af, at forløbet skulle strække over et år, for at sikre, at  projektlederne kom igennem forskellige faser i de projekter, de arbejder med. Det oplever jeg, at vi er lykkes med.”

Fokus på projektlederrollen

I Varde Kommune indledte man samarbejdet med COK og chefkonsulent Henrik Schelde Andersen, fordi der var et behov for efteruddannelse blandt kommunens projektledere. Men inden man sendte projektlederne afsted på et kursus, foretog kommunen en undersøgelse for at finde ud af, hvilke kompetencer, projektlederne havde et særligt behov for at styrke, herunder hvilket uddannelsesdesign, der bedst matchede behovene. Kommunen nedsatte en gruppe på tværs, så alle fagforvaltninger var repræsenteret, og her blev det tydeligt, at projektlederne efterspurgte uddannelse i at være projektledere, herunder at få skabt en god platform for projekterne.

”Der var et behov for at sætte fokus på projektlederrollen. Hvordan er det, man positionerer sig som projektleder og sikrer, at de interessenter, der er med i processen også bliver bidragsydere? Hvordan får man som projektleder værdi ud af et møde – også selvom dagsordenen forandrer sig? Og hvordan håndterer man en dynamisk tidsplan?”, fortæller Lars Bo Stenderup. Træning og sparring blev derfor det altoverskyggende tema for efteruddannelsesforløbet. ”Næste spørgsmål blev så, hvordan sikrer vi, at projektlederne opnår færdigheder i det, de har behov for. Hvordan træner vi dem bedst? Er det et klassisk diplommodul, de skal på, hvor man så at sige sidder på skolebænken? Eller hvad giver egentlig mening for os?  

Vi blev og er meget optagede af at arbejde med aktionslæring”, fortæller Lars Bo Stenderup og uddyber:   ”Med aktionslæringstilgangen kommer der både et kompetenceløft hos den enkelte, men også i organisationen. Det er meget opgavenært og foregår i driften.” Derfor var der heller ingen tvivl i om, at efteruddannelsesforløbet skulle foregå i egen organisation tæt på praksis.

Refleksion over egen praksis

Forløbet blev skudt i gang med et fælles kick-off-møde, hvor rammen for det faglige indhold blev sat. Derefter blev projektlederne parret op to og to, og i par mødtes de fire gange fordelt over et år med chefkonsulent i COK, Henrik Schelde Andersen. ”Sparringssamtalerne blev en kombination af sparring på konkrete udfordringer, men også konkret undervisning, hvor jeg præsenterede konkrete metoder, som kunne hjælpe dem med at løse det, de stod over for netop nu”, fortæller Henrik Schelde Andersen.

Deltagerne ajourførte gennem hele forløbet en logbog, hvor de blev konkrete i forhold til de temaer, de havde brug for at snakke om. Hvor var de nu, hvad arbejdede de med, hvad havde de brug for at blive klogere på? Logbogen blev udgangspunktet for sparringssamtalerne.

Når Lars Bo Stenderup ser tilbage på forløbet og læser deltagernes afsluttende essays, bliver han glad. For det er tydeligt, at sparringssamtalerne har bidraget til en positiv forandring blandt projektlederne. De har fået mod på og evner til at gå til projekterne på en ny måde. Og selvom mange af deltagerne er erfarne projektledere, så oplever han, at de har fået en øjenåbner. En af dem, der har oplevet en forskel, er projektleder Christina Bonde.

”Den individuelle sparring, som der har været adgang til i forløbet, har været uvurderlig. Jeg har oplevet den, som det der for alvor har givet mig noget, idet den har grebet fat i nogle konkrete og aktuelle problemstillinger. En konstruktion, som jeg mener, mange projektledere vil kunne have gavn af, da det sætter gang i en refleksion over egen praksis, og også tvinger en til at forholde sig til nogle problemstillinger, man måske slet ikke selv har haft blik for”, fortæller Christina Bonde.

Vejen til målet sikrer kvalitet i projektet

Kommunens projektledere har tidligere været optagede af deadlines og  primært haft målet for øje. Og her kan Lars Bo Stenderup se en forskel.

”Projektlederne er i dag mere opmærksomme på processen og vejen til målet, hvilket er med til at sikre kvalitet i projekterne. De tør stille de vigtige spørgsmål. Hvad bidrager projektet til? Hvad er formålet? De har så at sige sat sig lidt tungere i projektlederstolen. Det er med til at sikre, at projektet skaber værdi for kommunen.”

At der er sket en ændring kan Søren Rotbøl Jepsen, projektleder og deltager på forløbet, bekræfte. Han har, når arbejdsbyrden til tider har været stor, ofte haft fokus på målet og derved mistet følelsen af omgivelsernes tilstand.

”Jeg har efter dette forløb indtaget en mere lyttende og spørgende position. Det har været med til at nedbryde barrierer mellem mig som projektleder og basisorganisationen. Jeg oplever nu, at projektdeltagerne har følt deres mening værdsat, og at deres tilkendegivelser gør en forskel, hvilket har muliggjort en afdækning af kompleksiteter, der ellers ikke tidligere ville have været afdækket”, fortæller Søren Rotbøl Jepsen, der nu i højere grad forsøger at  nedtone sit eget jeg og åbne op for nysgerrighed, som en del af en udforskende proces, til fordel for den mere styrende proces.

Mere fokus på de bløde værdier

Christina Bonde havde inden forløbets start en klar fornemmelse af, at hun manglede redskaber i forbindelse med projektarbejdet, men havde reelt svært ved at pege på hvad. Hun følte egentlig, at hun manglede struktur, men i løbet af processen blev hun klar over, at det nok var det, hun manglede mindst.     

”Forløbet har især åbnet mine øjne for, at projektledelse ikke er en disciplin, der kan beherskes alene ved hjælp af værktøjer som milepælsdiagrammer og interessentanalyser, og at en snorlige og konstant fremadskridende proces ikke er en streng nødvendighed for, at et projekt kan blive en succes”, fortæller Christina Bonde.

Hun har nu fundet ro i at erkende at et rettidigt skridt tilbage kan være værdifuldt, og at et møde ikke nødvendigvis er mislykket, fordi dagsordenen bliver sprængt.

”Hvor jeg tidligere var meget fokuseret på milepæle og tidsplaner, er jeg i dag mere opmærksom på de ”bløde” værdier i projektledelsen, herunder min rolle som facilitator og det forarbejde, der ligger i at definere problemer og formål. Emner, som jeg i dag ikke er i tvivl om, i sidste ende har en væsentlig effekt på projektets endelige output og den senere implementering. Forløbet har ikke gjort mig til en færdiguddannet projektleder. Tværtimod har det åbnet mine øjne for, at projektledelse er en disciplin, som man hele tiden forfiner og bygger videre på,” slutter Christina Bonde.

Ønsker du at høre mere om forløbet?

Ønsker du at høre mere om, hvordan I kan gennemføre et lignende forløb i jeres organisation? Kontakt gerne chefkonsulent Henrik Schelde Andersen til en uforpligtende snak på hsa@cok.dk eller 2156 0156.